مع تطور شركتك من مرحلة النشوء إلى مرحلة التوسع أو نموها من مشروع صغير إلى متوسط الحجم، ستحتاج بلا شك إلى إضفاء الطابع الرسمي على أنظمتك وعملياتك المختصة بالموارد البشرية.

ثمة جوانب كثيرة ينبغي أخذها بالحسبان، ابتداء من التعيين وإعداد الموظفين الجدد وانتهاءً بالتدريب والعدالة في التوظيف. وتعتبر مراجعات الأداء، لا سيما النقاشات، أحد الجوانب الهامة التي لا بد لك من مراعاتها.

جرت العادة بأن تكون مراجعات الأداء مصدر قلق للموظفين، لا سيما بالنظر إلى ارتباطها بزيادة الراتب أو علاوة الأداء أو الملحوظات السلبية. ومع ذلك، فإن الشركات التقدمية ترى فيها اليوم فرصة لمساعدة موظفيها على النمو ليس فقط في الشركة وإنما في مسيراتهم المهنية كذلك. إذ تزود موظفيها بمنصة لطلب الدعم وحلّ المشكلات ووضع أهداف واقعية. لذلك فإن ترسيخ فلسفة الإدارة الفاعلة للأداء يساعد الموظفين على الازدهار بينما يعزز سبل التعاون بين أقسام الشركة.

مراجعة الأداء هي عبارة عن نقاش وتفاعل بين الموظف والمدير للتحقق من أداء الموظف بناءً على تعقب الأهداف والغايات المرتبطة بالأداء وإبداء الرأي والنقاط الرئيسية في المراجعة. وتعقد الشركات عادةً اجتماعات لمناقشة الأداء في كل ربع سنوي أو مرة في العام الواحد. حيث يعرض المديرون والموظفون ملحوظاتهم ويضعون الأهداف المتعلقة بتحسين العمل. وتسهم المراجعات المنتظمة في الإبقاء على أعضاء الفرق متحفزين ومتناغمين مع رؤية الشركة، وتضمن استيعاب الموظفين لدورهم في نجاح الشركة. ويؤدي التفاعل المنتظم إلى جعل عملية إبداء الرأي المستمرة سمة طبيعية بالإضافة إلى تقليص أي شكل من أشكال المفاجآت قبيل و/أو في نهاية فترة الأداء.

سيستخلص كل من الموظف والشركة قيمة أكبر من مراجعة الأداء عندما تعامل على أنها جزء أساسي وهام من رحلة نمو الموظف في الشركة عوضاً عن اعتبارها أحد الواجبات الروتينية. ومن الهام ألا تعيق مراجعات الأداء السنوية عملية إبداء الرأي المنتظمة طيلة العام.

لقد أصبح اتباع نهج منظم ومرن في العمل مع الزملاء على تقدير وتحسين الأداء أمراً ضرورياً في عالم العمل عن بعد. فمراجعات الأداء الرسمية ونقاشات الأداء المنتظمة غير الرسمية تساعد الموظفين على الإحساس بالانتماء والإسهام بحيث يتسنى لهم ملاحظة القيمة التي تنطوي عليها أدوارهم في الشركة واستيعابها. وهذه المسألة مفقودة في غالب الأحيان رغم كونها عنصراً رئيسياً في الإبقاء على تفاعل موظفيك وانسجامهم مع أداء الشركة.

أساليب مراجعة الأداء
تتفاوت مراجعات الأداء حسب ثقافة الشركة وممارساتها وقطاعها ودور كل موظف في العمل. على سبيل المثال، ربما يقيّم الشخص الذي يعمل في التجزئة تبعاً لطريقة تعامله مع الزبائن. بالمقابل، قد يقيم موظف المبيعات تبعاً لما يحققه من أرقام في المبيعات. على أي حال، لا يزال العديد من هذه المعايير يخضع للتطور مع ازدياد عدد الأفراد الذين يعملون عن بعد. هناك تحول متزايد باتجاه مؤشرات الأداء الرئيسية التي تركز على المخرجات. ومن المهم التأكد بأن الممارسة متسقة ومترسخة بفاعلية في كافة أقسام الشركة. وإذ تختلف طرق القياس لكن لا بد أن تكون نقطة التركيز الجوهرية متناغمة. لقد لاحظنا زيادة التفاعل وارتفاع الروح المعنوية بمجرد أن يدرك الموظف كيف ينسجم دوره مع أهداف الأداء المرتبطة بالعمل.

تستخدم الشركات في الوقت الحالي مجموعة من المنهجيات والأدوات المختلفة في قياس الأداء. ربما تكون وحدات إدارة الأداء في أنظمة الموارد البشرية مفيدة في مساعدتك على تعقب الأهداف والنتائج الرئيسية وتقديم تغذية راجعة شاملة للموظفين. وفي البيئات ذات التنافسية الأعلى، يمكن لأنظمة الموارد البشرية أن تساعد في تعزيز شفافية إدارة الأداء وموضوعيتها كذلك.



الاجتماعات والمتابعات
بإمكانك أن تعقد لقاءات عفوية كل بضعة شهور لمناقشة سير التقدم أو المشكلات اذا أردت اتباع نهج غير رسمي في إدارة الأداء. ويفضل عمل ذلك في الشركات الصغرى حيث يعمل أعضاء الفرق معاً عن قرب. مع ذلك، يمكن للشركات الكبرى أن تستفيد من إجراء نقاشات دورية بشأن الأداء. وتساعد هذه الطريقة على توفير آراء تقييمات فورية، وهي وسيلة فعالة لإجراء التصحيح عند حدوث خلل معين.

مقاييس التصنيف
بواسطة مقاييس التصنيف، يستند المديرون إلى قائمة نشاطات محددة مسبقاً ويصنفون أداء الموظف وفق معايير معينة. وهي طريقة شائعة في الشركات الكبرى التي ترصد البيانات حول الأداء العام في مختلف أقسام العمل.

التصنيف وفق الأهداف
تتضمن المراجعات القائمة على الأهداف وضع أهداف في بداية كل سنة مالية أو ربع سنوي ومن ثم اتخاذ قرار بشأن مدى تحقيق الموظف لهذه الأهداف خلال الاجتماع المتعلق بالمراجعة. ويمكن استعمال هذه الطريقة في أي مؤسسة تقريباً.

التغذية الراجعة الشاملة
حين تتبع الشركة أسلوب التغذية الراجعة الشاملة تجاه الموظف، فإنها تطلب من المدير والزملاء والعملاء تزويدها بالملاحظات لكي تحصل على تصور شامل لأداء الموظف.

نصائح للاستفادة بشكل أكبر من مراجعات الأداء
اعرض آراء وتعليقات دقيقة حول الأداء وسلط الضوء على أثر ذلك في الأعمال.
استخدم أمثلة واضحة عند مناقشة الأداء المرتفع أو الأداء المتدني.
وثق وناقش أداء الموظف طيلة العام بحيث لا تحتوي مراجعة الأداء على أية مفاجآت.
راجع الأداء باستخدام مؤشرات أداء رئيسية واضحة. وحاول أن تجعلها قابلة للقياس الموضوعي قدر الإمكان.
تذكر أن تعيد النظر في مؤشرات الأداء الرئيسية للموظفين الذين يعملون عن بعد، بحيث تركز على المخرجات وتعدل مؤشرات الأداء الرئيسية إذا تغير دورها.

كن كريماً في الثناء والتقدير
ثق بفريقك بمجرد اتضاح الأدوار لأعضاء الفريق وحصولهم على الأدوات اللازمة.
تجنب الإدارة التفصيلية بأي ثمن إلا إذا كنت تتعامل مع موظف أداؤه متدن بشكل خطير.
ينبغي تعقب أداء الفريق بعناية مثل أداء الفرد.
لابد أن يحس الزملاء بالأمان عند مشاركة الملحوظات مع المديرين والقادة. لا ينبغي لمراجعة الأداء أن تكون نقاشاً يقتصر على الإملاءات.

تعد النقاشات المتواصلة للتغذية الراجعة المكون الرئيسي لإدارة الأداء الناجحة في عالم العمل الهجين والعمل عن بعد. إذ تمنح الزملاء حسّ الانتماء للفريق وتطلعهم على أحدث المستجدات في الشركة ومدى تأثيرهم فيها للتأكد من حفاظهم على التركيز تجاه أهدافهم وتعديل السلوك والمخرجات في الوقت المناسب.

مارفين أوبرمان، مدير الأفراد في سايج أفريقيا والشرق الأوسط

المصدر: apcoworldwide